“Mieter ruft an wegen Wasserschaden um 22 Uhr.”
Notdienst kostet Geld. Voicemail wirkt unprofessionell. Ein Anruf nach dem anderen, niemand traegt die Verantwortung.
Für Hausverwaltungen
Mieter-Anrufe automatisch beantworten. Mahnungen ohne Klick.
Wir bauen Voice-Agents und Workflow-Automatisierungen, die Hausverwaltungen wirklich entlasten. Nicht die Standard-AI aus dem Baukasten — sondern Lösungen, die mit eurer Verwaltungs- Software arbeiten und den Alltag aus WEG- und Miet-Verwaltung kennen.
Was wir bei euch sehen
Vier Probleme, die jede Hausverwaltung kennt.
“Posteingang mit 80 Mails morgens.”
Schadensmeldung, Mietminderung, BK-Frage, Schlüsselverlust. Triage frisst die ersten zwei Stunden des Tages.
“BK-Mahnungen manuell raus an 200 Mieter.”
Excel rein, Excel raus. Jede Mahnstufe einzeln, jeden Monat aufs Neue. Fehler-Quote: hoch.
“Standardanfragen ohne Ende.”
Öffnungszeiten. Wo finde ich meinen Mietvertrag. Wann kommt der Handwerker. Diese Routinefragen blockieren das Team täglich.
Voice-Agent
Der KI-Telefonassistent, der nichts an die USA schickt.
Eingehende Anrufe werden in deutscher Sprache angenommen, das Anliegen klassifiziert und an die richtige Stelle geleitet. Bei Notfällen weckt er nur dann jemanden, wenn es wirklich nötig ist. Hosting in Frankfurt, keine Daten verlassen die EU.
- 01
24/7 Annahme aller eingehenden Anrufe — kein Anrufbeantworter, keine Voicemail.
- 02
Klassifikation: Notfall (Wasser, Heizung, Gas) wird sofort weitergeleitet.
- 03
Standardanfragen werden direkt beantwortet — Öffnungszeiten, Mietvertrag, Ansprechpartner.
- 04
Schadensmeldung wird strukturiert aufgenommen, in eure Tickets-DB geschrieben.
Workflow-Automatisierungen
Vier Workflows, die nach 14 Tagen produktiv laufen.
Mahnungs-Workflow
Alle Mahnstufen automatisch. Excel rein, fertige Briefe raus. Übergabe an euch nur bei Sonderfällen.
Posteingang-Triage
Eingehende Mails werden klassifiziert (Schaden, Mietfrage, Kündigung, Werbung). Antworten auf Standardanfragen vorgeschlagen.
Mieter-Kommunikation
BK-Abrechnung, Wartungsankündigung, Mieterhöhungs-Schreiben — Serien-Briefe pro Mieter, automatisch personalisiert.
WEG-Verwaltung
Einladung zur Eigentümerversammlung, Tagesordnung, Beschluss-Templates und Anwesenheitsliste — automatisch aus dem letzten Protokoll erstellt.
- Casavi / Domus / WohnungsHelden kompatibel
- DSGVO-konform, Hosting in Frankfurt
- Erste Pilotkunden im Onboarding
- Deutsche Ansprechpartner
Was realistisch drin ist
Je nach Anrufvolumen rechnen wir mit fünf bis zwölf Stunden weniger Telefon pro Woche. Die Mahnungs-Workflows kommen on top.
Range-Schätzung · konkrete Zahlen erst nach 30-Minuten-Gespräch
30 Minuten reichen, um zu sehen ob wir helfen können.
Kein Pitch. Wir hören zu, dann sagen wir ehrlich, ob es sich für euch lohnt — oder nicht.